Tilitoimistopalveluiden kilpailutus kuulostaa helpolta. Lähetä muutamaan tilitoimistoon tietoja yrityksesi kirjanpidon tapahtumista, pyydä tarjous ja saat varmasti vastauksen. Yleisesti tilitoimistot tarjoavat kiinteä kuukausihintaa kirjanpidolle ja mahdolliselle yhteiskäyttöiselle ohjelmistolle, jossa voidaan lähettää ja vastaanottaa verkkolaskuja, lukea raportteja ja niin edelleen. Lisäveloituksena usein tulevat palkanlaskentaan liittyvät palvelut, tilinpäätös ja veroilmoitus, sekä ohjelmistoon liittyviä kustannuksia kuten lähetettävien ja vastaanotettavien verkkolaskujen veloituksia. Näiden lisäksi voi olla muita erillisiä veloituksia ja se kuuluisa ”muut työt tuntihinnan mukaan”.
Kiinnitetään jälkimmäiseen erityinen huomio. Muut työt on harvoin eritelty palvelu, jolloin kilpailuttaja pääsee hankalasti sisään milloin näitä muita töitä eteen tulee ja missä tapauksissa. Tämä luo kokonaisvaltaisemman ongelman todellisten kustannusten arvioimisesta esimerkiksi vuositasolla. Vertailu tilitoimistojen ilmoittamien tuntihintojen välillä voi johtaa harhaan siitä syystä, että erillisinä tuntitöinä veloitettavat ”muut työt” on ase, jota tilitoimistot käyttävät hyvin vaihtelevasti.
Toisenlaiset tilitoimistot voivat houkutella yksittäisillä kirjanpidon tai ohjelmiston halvoilla hinnoilla, sekä myyntimiehen taidoilla, mutta käyttävät arkipäiväin toiminnassa aggressiivisesti tuntihintaan pohjautuvaa asetta ”muut työt”. Eräässä tapauksessa asiakkaan tilintarkastaja kertoi, että tämän pyytämä korjaus tilinpäätökseen näkyi asiakkaalle tuntiveloitettavana työnä ja tämä korjauspyyntö johtui kirjanpitäjän tekemästä virheestä. Itse en tuollaista toimintaa hyväksyisi. Edellä esitetty todellinen tapaus lienee räikeä virhe, jota ei varmastikaan laajemmin harjoiteta, mutta kuvastaa toiminnan luonnetta. Tapa myydä ja tarjota palveluita sekä kertoa näiden hinnoista on vaihtelevaa. Tässä ei ole mitään väärää, mutta tekee hintavertailusta toimijoiden välillä hankalaa. Pienillä kirjanpitovelvollisilla selvitystyöt ja muut tuntiveloitettavat työt voivat näytellä merkittävää osaa kokonaiskustannuksista.
Tilitoimistoyrittäjänä puolustan ja allekirjoitan tuntivelvoitteisen työn tarvetta hinnoittelussa. Yrityksemme Friigon hinnastossa on myös tämä paholainen ”muut työt” mainittu. Mutta se milloin tähän veloitukseen tartutaan ja mitä ilmoitetuilla kiinteillä hinnoilla saa, onkin toinen juttu. Friigolla olemme lähteneet siitä, että jos asiakas toimii annettujen ja sovittujen ohjeiden mukaan lisäveloituksia ei tule. Niitä ei myöskään tule tavanomaisista yhteydenotoista ja kysymyksistä. Yhteydenotoista veloittaminen on mielestäni huono tapa saada toiminnalle katetta koska se saattaa johtaa tilanteeseen, jossa yrittäjän ja kirjanpitäjän välinen kommunikaatio ei toimi toivotulla tavalla. Friigolla tuntihintaveloitus tulee kysymykseen, kun asiakas tilaa meiltä selvitettävää työtä ja on tästä valmis maksamaan.
Miten ratkaista ongelma
Yksi tapa, jolla edellä esitettyä kilpailutukseen liittyvää ongelmaa voi taklata on pyytää palveluntarjoajalta arvio kuukausi- tai vuosikustannuksista. Arvio voi pohjautua todelliseen yrityksesi mallikuukauteen tapahtumamääristä ja toiminnoista. Muista lisätä tähän oma paras arvio yhteydenotoista tilitoimistoon ja pyytää palveluntarjoajaa huomioimaan myös nämä. Kysy erityisesti sitä, milloin ja missä tilanteissa tilitoimisto käyttää tuntiveloitusta jos pohjana on kiinteä hinta. Valinnan jälkeen on arvio hyvä säilyttää ja palata siihen tilitoimistokumppanin kanssa mikäli arvio ei vastaa todellisuutta. Kysy miksi tämä arvio ei toteutunut ja mitä pitää tehdä jotta siinä pysytään.