Suomessa on voimassa kirjanpitolaki joka velvoittaa oikeushenkilöitä, sekä myös tietyissä tapauksissa luonnollisia henkilöitä laatimaan toiminnastaan kirjanpidon. Kirjanpitovelvollisen on merkittävä kirjanpitoonsa liiketapahtumien menot, tulot, rahoitustapahtumat, sekä niiden oikaisu- ja siirtoerät. Kirjanpito perustuu päivättyyn ja numeroituun tositteeseen joka todentaa liiketapahtuman. Kirjanpitoa ja sen sisältämiä tositteita tulee säilyttää niin, että niiden sisältöä voidaan vaikeuksitta tarkastella ja tarvittaessa tulostaa.
Taloushallinto sisältää myös muitakin osa-alueita kuin pelkästään kirjanpidon. Siihen kuuluvat mm. palkkahallinto, yrityksen tilinpäätökset, asiakirjat sekä veroilmoitukset. Nykyinen lainsäädäntö mahdollistaa kaiken tämän dokumentaation säilyttämisen koneellisessa muodossa.
Sähköinen taloushallinto tähtää täysin paperittomaan kirjanpitovelvollisen koskevaan dokumentaation laatimiseen ja säilyttämiseen. Sähköinen taloushallinto oli alkuvaiheessa käytössä ainoastaan suuremmissa yrityksissä, mutta ohjelmistojen kehitys, tarjonnan laajentumisen ja kustannusten laskun myötä sähköisyys rantautui myös pienempien yritysten ulottuville. 2000 -luvun loppua ja 2010 luvun alkua voidaan pitää taitekohtana jolloin yhä useampi yritys järjesti oman taloushallintonsa joko osittain tai kokonaan sähköiseen muotoon.
Nykyään sähköisen taloushallinnon tarjoamia ohjelmistoja on runsaasti markkinoilla. Osa ohjelmistoista mahdollistaa kokonaan sähköisen taloushallinnon, toiset vain osittaisen jolloin täysin sähköisyyteen tähtäävän kirjanpitovelvollisen on valittava tähän puuttuvaan osaan täydentävän ohjelman. Tämä saattaa tulla vastaan esimerkiksi palkkahallinnon osalta.
Tyypillisesti sähköisessä taloushallinnossa kirjanpitovelvollinen laatii myyntilaskut ohjelmassa, vastaanottaa ostolaskut verkkolaskuina tai sähköpostilla, tallentaa kuitit esimerkiksi mobiilisovelluksella, sekä tallentaa palkkatiedot ja laskelmat. Jos taloushallinto on ulkoistettu esimerkiksi tilitoimistolle, on kaikki aineisto tilitoimiston käytettävissä kirjanpidon, tilinpäätöksen, veroilmoituksen ja palkkahallinnon tuottamiseen yhteiskäytössä olevassa ohjelmistossa. Tämä helpottaa sekä yrittäjää, että tilitoimistoa kun tositeaineistoa ei tarvitse enää erikseen toimittaa, käsitellä ja arkistoida. Sähköinen taloushallinto mahdollistaa nopeamman kirjanpidon valmistumisen jolloin yrittäjällä on talouden seurantaan liittyvä raportointi aikaisemmin käytössä. Sähköinen taloushallinto edesauttaa myös parempaa avoimuutta esimerkiksi yrityksissä joissa useammalle henkilölle halutaan jakaa oikeudet päästä seuraamaan yrityksen taloushallintoa. Nykyään lähes kaikki ohjelmistot on toteutettu selainpohjaisesti joka tarkoittaa sitä, että ohjelman käyttö ei ole enää konekohtainen.
Sähköisen taloushallinnon kustannukset vaihtelevat suuresti ohjelmistosta ja yrityksen koosta riippuen. Kustannukset muodostuvat ohjelmiston käyttömaksuista, tranaktiomaksuista, sekä mahdollisista datan säilytysmaksuista. Transaktiomaksuilla tarkoitetaan pankin ottamia veloituksia mm. sähköisestä tiliotteesta ja viitesiirroista, verkkolaskuoperaattorin perimistä verkkolaskumaksuista, sekä ohjelmistoyhtiön veloittamista tapahtumamaksuista. Markkinoilla ohjelmistojen käyttömaksut vaihtelevat suuresti, mutta transaktiomaksut ovat enemmän yhteneväisiä. Käyttömaksuissa halvimmillaan saattaa päästä 15,00 eurolla kuukaudessa kun taas kalleimmillaan kuukausimaksut saattavat olla monin verroin kalliimpia. Ohjelmistojen vertailu etenkin pienyrityksissä on tärkeää, sillä väärä ohjelmistovalinta saattaa aiheuttaa turhia kustannuksia. Ohjelmistovalinnassa on syytä kiinnittää huomiota mm. seuraaviin asioihin:
- Ohjelmiston kuukausimaksuun sisältyvät palvelut, mitä tarvitaan ja mitä ei tarvita?
- Liiketoiminnan muutokset -onko ohjelmiston ominaisuuksia mahdollista vaihtaa mikäli liiketoiminta kasvaa tai supistuu?
- Ohjelman kuukausimaksut, sekä transaktiomaksut tai muut lisämaksut? Tästä on hyvä tehdä esimerkkilaskelma jolla simuloidaan tavallisen kuukauden maksuja arvioitujen toteumien mukaan vertailun helpottamiseksi.
- Ohjelmiston käyttöliittymä ja käytettävyys -miten ohjelma toimii?
- Tarjoaako ohjelma mm. mobiilisovelluksia jotka helpottavat arkirutiinien hoitoa?
Jotkin tilitoimistot tarjoavat vain yhtä ohjelmaa, toiset useampia joista voi valita. Tilitoimiston valinnalla on tällöin myös merkitystä jos tämän tarjontavalikoimasta ei löydy yritykselle sopivaa ohjelmaa. Useita ohjelmistoja on mahdollista kokeilla maksutta etukäteen jolloin käyttäjä pääsee tutustumaan ohjelman ulkoasuun ja käytettävyyteen.